Zajištění konference

Konference, kongres, výjezdní zasedání, kick-off meeting, seminář – všechna tato vyjádření znamenají vesměs jedno - dlouhé přípravy, velké množství hostů a široké portfolio dodavatelů.

A právě přípravě úspěšné konference se budeme krok za krokem věnovat v tomto článku.

TERMÍN KONFERENCE

S dostatečným předstihem (alespoň 6-12 měsíců) si napevno zvolte termín konání vaší konference. Obecně platí, že čím větší důležitost vaší konferenci přikládáte a více hostů očekáváte, tím více času na přípravu budete potřebovat.

POČET HOSTŮ KONFERENCE

Další klíčovou otázkou je množství pozvaných hostů účastníků konference, VIP hostů, VIP managementu, celebrit. Počet hostů je klíčovým faktorem ovlivňující zajištění vyhovujícího konferenčního/kongresového objektu či hotelu.

LOKALITA aneb MÍSTO KONÁNÍ KONFERENCE

Pro Vás, coby zadavatele či pořadatele firemní konference může být důležitou otázkou, odkud budou na konferenci hosté přijíždět nebo přilétat. Jednoduchou analýzou Vám tak vyjde vhodná lokalita a místo konání, ze kterého budou všichni pozvaní hosté nadšeni.

Dále si můžete položit otázku, co byste rádi pozvaným hostům konference nabídli nad rámec oficiálního konferenčního programu – mají to být kulturní či městské zážitky nebo naopak konference v krásném přírodním prostředí s poklidným doprovodným outdoorem? Skutečně záleží jen na Vás a charakteru plánované konference.