Kongresy, konference a firemní eventy

Konference, kongres, výjezdní zasedání, kick-off meeting, seminář – všechna tato vyjádření znamenají vesměs jedno - dlouhé přípravy, velké množství hostů a široké portfolio dodavatelů.

Příprava úspěšné konference a firemního eventu krok za krokem

TERMÍN KONFERENCE

Nečekejte na poslední chvíli a zajistěte si datum vaší konference s velkým náskokem (minimálně 6-12 měsíců dopředu). Jen tak budete mít dostatek času na přípravu všech detailů, které vaši konferenci udělají nezapomenutelnou a přilákají spoustu zájemců.

POČET HOSTŮ KONFERENCE

Kdo všechno se zúčastní vaší konference? Budou to jen zaměstnanci vaší firmy, nebo také VIP hosté, manažeři, celebrity? Počet hostů ovlivní výběr vhodného prostoru pro vaši konferenci, ať už se jedná o konferenční centrum nebo hotel.

LOKALITA aneb MÍSTO KONÁNÍ KONFERENCE

Kde chcete uspořádat vaši konferenci? Záleží na tom, odkud budou vaši hosté cestovat a jakou atmosféru jim chcete vytvořit. Chcete je ohromit krásou přírody, nebo je zaujmout kulturními a městskými atrakcemi? Vyberte si lokalitu a místo konání, které bude odpovídat vašemu plánu a potěší vaše hosty.

PROGRAM KONFERENCE

Společnost, která investuje nemalé prostředky do připravované firemní konference, chce na prvním místě sdělit hlavní obsah. Pro řečníka není nic horšího než ospalé či dokonce znuděné publikum. Vedle obsahu firemního sdělení, myslete především na posluchače, na jejich bdělost a jejich zábavu a hlavně tzv. WOW efekt. Programové obsahové bloky vaší firemní konference prokládejte zábavnými vstupy herců, akrobatů umělců nebo nevšedním hudebním vystoupením, obrazovými či světelnými efekty. Zjednodušeně řečeno – buďte nápadití a myslete na své hosty.

O co všechno se postaráme

výběr vhodné lokality pro konání akce
výběr, rezervace a zajištění ubytování účastníků konference
transport na/z konference, letištní transfery
návrh a výběr vhodného menu
výběr řečníka dle tématu konference
komplexní zajištění konferenční techniky
večerní atraktivní program
grafické práce - branding prostor, návrh pozvánek
multimediální obsah
aplikace pro konferenci
fotodokumentaci, videodokumentaci akce

TECHNICKÉ ZAJIŠTĚNÍ

Program konference, její významnost a koncept kladou různě široké nároky na zajištění audiovizuální techniky a úpravu hlavního konferenčního sálu. V dnešní moderní době je velké frontální plátno pro prezentace a konferenční ozvučení holým základem, který na mnohých firemních eventech nestačí.

Zvukařský a především „světelný průmysl“ dnes disponuje neuvěřitelným množstvím bodových, laserových, modelačních světel, které jsou osazeny plně programovatelnými „chytrými“ hlavami. Rovněž možnosti programovatelných výkonných laserů, které kreslí a vypráví celé příběhy, jsou téměř nekonečné, ovlivněné pouze vaší fantazií a leckdy i finančním rozpočtem.

Dalším trendem jsou celoplošné efektové či obsahové projekce, kdy je celý obvod sálu jedním velkým promítacím plátnem, výkonné projektory mezi sebou komunikují a vytváří 360° projekci. Dále je možné kombinovat zdvojené projekce na polopropustná plátna vytvářející 3D efekt.

Kvalitní občerstvení = úspěšná konference

Dobré jídlo a pití je totiž základ, který zajistí, že vaše konference nebo i jiná firemní akce bude mít úspěch a spokojené hosty. Ať už se jedná o snídani, oběd, večeři nebo coffee break, nabídněte jim něco chutného a originálního, co je potěší a dodá jim energii.

Samozřejmě, že kvalitní catering stojí peníze. Ale nešetřete na něm, protože je to investice do vaší konference. Pokud budou vaši hosté spokojeni s jídlem a pitím, budou mít i lepší náladu a vztah k vaší firmě. A to je přece to, čeho chcete dosáhnout, ne?

AKTIVNÍ ZAPOJENÍ HOSTŮ - KONFEREČNÍ APLIKACE

Co si v dnešní době lze pod tímto klišé představit? V první řadě se jedná o diskuzi s řečníkem, případně tzv. DOTAZY POSLUCHAČŮ. Můžete zmínit, že hosté se ostýchají vystoupit se svým dotazem na veřejnosti, proto je k dispozici speciální konferenční aplikace pro mobilní telefony, do které jednoduše zapíšete svůj dotaz, poznámku. Řečník může téměř okamžitě reagovat a je čistě na organizátorech, zda stream dotazů zveřejní či nikoliv. Aplikace rovněž umožňuje hlasování, výzkum „veřejného mínění“, řazení témat dle oblíbenosti apod.